A área de locação cresceu nos últimos anos. Diversas empresas que, durante anos, optaram por adquirir os seus próprios equipamentos, perceberam as vantagens de migrar para a locação, e a área tem-se tornado cada dia mais procurada. Com tantos novos empreendimentos imobiliários e eventos acontecendo no Brasil, surge uma grande oportunidade, mas também a dificuldade de realizar o acompanhamento dos produtos locados, o que não é uma tarefa fácil.
Para auxiliar no acompanhamento e no registro de dados e documentos, várias empresas já possuem softwares integrados aos seus processos de gestão. Esses sistemas gerenciam o fluxo de reservas e as fichas de locação dos equipamentos. No mercado, existem diversos softwares que oferecem esse tipo de serviço, entre eles, o software de gestão (ERP) PrimeStart oferece opções para coordenar e auxiliar as locações de equipamentos das empresas.
Para entender como funciona o ERP em uma empresa de locação, o empresário Sergio Canovas, sócio-diretor da empresa P2S Tecnologia, explica “Um sistema ERP integra diversos departamentos, como o financeiro, o administrativo, o comercial e outros mais. No setor de locação propriamente dito, possuir um sistema de gestão facilita extremamente o processo operacional do negócio. O ganho que se tem automatizando as tarefas manuais é alto e o controle das operações é mais eficiente”
Um dos módulos do ERP PrimeStart, denominado Módulo Locação possibilita:
- Orçamentos de locação: O módulo possibilita o envio de orçamentos emitidos pelo sistema direto para o cliente;
- Emissão de fichas de reserva e relação para expedição: Com layout personalizado, é possível emitir as fichas de reserva, controlar as pendências e ainda realizar a separação dos conjuntos dos itens da locação. A reserva será vinculada ao controle de estoque automaticamente e não haverá necessidade de realizar atualizações constantes. O sistema permite a priorização entre as reservas, estabelecendo previsões futuras de estoque e bloqueio automático de reservas indisponíveis.
- Emissão de contratos de locação: Os contratos são emitidos no próprio sistema para envio ao cliente, com a lista dos equipamentos locados e números de patrimônio, quando existirem;
- Relatório de Medição: Calcule o número de diárias de cada equipamento em um cliente dentro de um determinado período;
- Ordem de faturamento: O sistema realiza a emissão automática da ordem de faturamento para cobrança de locação e possui integração completa com o faturamento da empresa;
- Controle de estoque e expedição: É possível fazer o controle do estoque e realizar o gerenciamento da expedição; controlando a entrada e saída dos equipamentos e materiais.
Em suma, um sistema ERP facilita o modus operandi e otimiza os processos dentro de uma empresa de locação de bens móveis, seja ela de grande, médio ou pequeno porte. Priorizar a agilidade nos processos garantindo eficiência e eficácia são um dos vários objetivos dentro das empresas do setor rental. Com um software de gestão adaptado à empresa, isso é possível.