A necessidade do cliente que solicita algum tipo de serviço para a área de eventos tem se tornado cada vez mais diversificada. Atualmente, diversas empresas têm oferecido vários tipos de serviços para um mesmo evento, como é o caso de empresas de locação equipamentos que oferecem além sonorização, projeção, iluminação, serviços como cenografia, criação de projetos, decoração e muito mais.
Em 2020 esse segmento foi muito afetado, porém com o retorno das atividades os índices de crescimento desta área têm apresentado resultados positivos para o mercado. Feiras, Congressos, Convenções e Eventos sociais, agitam o setor desde sempre. Segundo a Abrape (Associação Brasileira de Promotores de Eventos) o setor soma R$ 314,2 bilhões de faturamento anual, responsável por cerca de 4,5% do PIB nacional.
As exposições e diversos tipos de cerimônias empresariais e universitárias, também apresentam elevada expansão no Brasil. E para suprir a necessidade dessa demanda, milhares de prestadores de serviço são contratados anualmente.
Para gerenciar e coordenar todos os tipos de serviços da área é necessário que a empresa em questão possua recursos para a realização de uma gestão eficiente, uma vez que o atendimento prestado irá influenciar na contratação de novos serviços. Para uma empresa de locação de equipamentos, administrar a parte de projetos e de locação torna-se uma tarefa difícil se os processos não forem bem gerenciados.
Como alternativa, a aquisição e o uso de um sistema de gestão pode ser a solução para reduzir eventuais erros e problemas. Sistemas de gestão são softwares que integram as informações da empresa de forma a otimizar a operação dos departamentos, desde a área de prospecção, com o envio de propostas e orçamentos, até as áreas de faturamento e financeiro, em que há a necessidade de realizar pagamentos e controlar recebimentos.
Com o crescimento do setor de eventos, prestar um atendimento mais ágil e eficaz que o da concorrência é uma das prioridades para as empresas e o software de gestão tem proporcionado um grande auxílio. Para empresas de locação de equipamentos para eventos que oferecem outros tipos de serviços, o software PrimeStart é uma solução ideal para coordenar a gestão empresarial.
Com o software, é possível gerenciar o calendário de disponibilidade do item, o fluxo de entrada e saída dos produtos e equipamentos locados, bem como realizar o controle de estoque. Também é possível dividir os projetos e jobs, informando as despesas associadas e emitindo relatórios de rentabilidade. O faturamento também estará vinculado às informações disponibilizadas no software e será possível realizar a emissão das faturas de locação, da NF-e de Remessas e de ordens de serviço.
Quando as necessidades da empresa podem ser sanadas por um único sistema, as vantagens são inúmeras. Dos benefícios proporcionados, constam a redução de custos administrativos, assim como o aumento da eficiência e da produtividade dos departamentos, o que consequentemente se reflete no crescimento da demanda de atendimento e na chegada de novos clientes.